Was kosten verpasste Anrufe? Der Erreichbarkeits-Rechner

Das Telefon läutet oft genau dann, wenn alle Hände voll sind – im Service, an der Rezeption, beim Check-in. Wer nicht durchkommt, versucht es nicht immer noch einmal – manche reservieren oder buchen dann woanders. Der Rechner zeigt in einer Minute, wie viel Umsatz dabei liegen bleiben kann – kostenlos, ohne Anmeldung, die Rechnung läuft nur im Browser.

Für Restaurant, Hotel und Feiern & Events

Drei Ausgangslagen mit eigenen Startwerten. Alle Werte lassen sich mit Schiebereglern an den eigenen Betrieb anpassen.

So rechnet der Rechner

Verpasste Anrufe pro Monat × Anteil Reservierungen oder Buchungsanfragen × Anteil, der als Buchung verloren geht × Umsatz je Buchung (ohne USt.) = Umsatz, der im Monat liegen bleibt. Dazu rechnet er mit jedem geprüften Tarif aus, was es kostet, die Anrufe annehmen zu lassen, und zeigt Median und Spanne. Fair verglichen werden nur Angebote, die wie eine KI auch abends und am Wochenende erreichbar sind: 4 Telefonservices (je Anbieter der günstigste 24/7-Tarif, inklusive Zusatzpaket und Abend- bzw. Wochenendaufschlag) und 4 KI-Telefonassistenten aus Österreich und Deutschland, öffentliche Preislisten ohne USt., abgerufen am 3.11.2026. Der Rechner zeigt auch, ab wie vielen verpassten Anrufen die KI günstiger ist. Ein angenommener Anruf ist noch keine Buchung: Direkt eintragen kann eine KI nur, wenn sie an das Reservierungs- oder Hotelprogramm angebunden ist.

Woher die Startwerte kommen

• Hotel: Gäste bleiben in österreichischen Hotels im Schnitt 2,8 Nächte (Statistik Austria 2025). Der durchschnittliche Pensionserlös liegt im Median bei 74 € (3 Sterne) und 112 € (4/5 Sterne) je Nächtigung (ÖHT-Kennzahlen 2024). Laut einer HOTREC-Umfrage unter österreichischen Hotels wurden 2025 rund 13 % der Übernachtungen telefonisch gebucht; Booking.com verlangt laut Ö1 12–20 % Provision.
• Restaurant: Die Konsumation je Gast liegt im Restaurant oder Wirtshaus bei 22–34 € netto (Fitness-Check Gastronomie 2026). Über Telefon und E-Mail werden vor allem die größeren Tische gebucht (Foratable, Schweiz 2025).
• Feiern & Events: Für eine Weihnachtsfeier in Wiener Lokalen wird im Schnitt mit 60–80 € pro Person inklusive Getränke gerechnet (Fachgruppe Gastronomie der WKO Wien, Dezember 2024).
• Anrufe: Zwei Anbieter von Telefon-Assistenten haben ihre Anrufe ausgewertet: Rund 4 von 10 Anrufen drehen sich um eine Reservierung oder Buchung – 38 % bei Restaurants in den USA (Maple, 1,2 Mio. Anrufe), 42 % bei gehobenen Hotels in Deutschland (Alveni, 13.200 Anrufe). Wie viele Anrufe Betriebe verpassen und wie viele Anrufer es dann woanders versuchen, dazu haben wir für den deutschsprachigen Raum keine unabhängige Messung gefunden – diese Startwerte sind gekennzeichnete Annahmen.

KI am Telefon: Wo die Branche steht

2025 nutzen 23,7 % der Betriebe ab 10 Beschäftigten in Beherbergung und Gastronomie in Österreich KI, 2021 waren es 3,3 % (Statistik Austria, Eurostat). In der Beherbergung allein sind es 34 %, im EU-Schnitt 21 %. KI zur Spracherkennung nutzen aber erst 8,5 % der Beherbergungsbetriebe ab 10 Beschäftigten (Eurostat). 40 % der 16- bis 65-Jährigen in Österreich finden Voicebots im Kundenservice akzeptabel, 50 % lehnen sie ab; 78 % würden gern mit einem Voicebot reden, wenn er rund um die Uhr ohne Wartezeit verfügbar ist, 67 % wollen an einen Menschen weitergeleitet werden können (TQS im Auftrag von Tietoevry, 2025). Seit 2. August 2026 müssen Anrufer spätestens zu Gesprächsbeginn erfahren, dass sie mit einer KI sprechen (EU-KI-Verordnung, Art. 50).

Ein Rechenbeispiel

Restaurant mit 40 verpassten Anrufen im Monat (Annahme): 40 % davon Reservierungen, angenommen die Hälfte geht verloren, 85 € Umsatz je Tisch ohne USt. – das sind rund 680 € im Monat und 8.160 € im Jahr. Die Anrufe rund um die Uhr annehmen zu lassen kostet – angenommen, die Hälfte der Anrufe kommt abends oder am Wochenende – mit einem Telefonservice im Median rund 200 € im Monat (Spanne 97–287 €), mit einem KI-Telefonassistenten rund 124 € (Spanne 85–249 €), jeweils ohne USt. Bis rund 16 verpasste Anrufe im Monat ist ein Telefonservice rund um die Uhr im Median günstiger, ab rund 17 die KI. Wer nur zu Bürozeiten Hilfe braucht, kann mit einem Telefonservice auch darüber hinaus günstiger fahren.

Verpasste Anrufe berechnen · Mit SETTA über Abläufe sprechen